Arendalsuka forberedes året rundt

Annenhver uke gjennom hele året møtes prosjektgruppen for å planlegge kommende Arendalsuka. Fra venstre: Anne Cathrine Haugland, Maria Moksness, Frank Kvartstein, Hans Birger Nilsen, Dag Tynes, Tone Skindlo Taraldsen og Helle Ruhaven. Foto: Mona Hauglid

Tross et annerledes år i pandemiens tegn, jobbet Arendalsukas prosjektgruppe for fullt for å legge til rette for årets arrangement, uka som betyr så mye for mange. Pandemien har komplisert planleggingen og skapt ekstra utfordringer, men prosjektgruppa er enig: Dette har vært spennende!

«Vi er heldige som lager et arrangement som har kommet til et punkt der den stort sett selger seg selv, men det krever både tid og effektive jobbdager året rundt», forteller Tone Skindlo Taraldsen som sitter i prosjektledelsen for Arendalsuka.

Arrangøren av Arendalsuka jobber året rundt med å tilrettelegge for aktører som ønsker å delta i arrangementet for å fokusere på  samfunnsutfordringer – eller løsning på disse. I 2019 deltok 1056 ulike aktører fra organisasjon- og næringsliv, politiske partier, medier, akademia med flere.

 

Tone Skindlo Taraldsen veileder her via telefon, noen som ønsker å delta på Arendalsuka. Tone er en del av Arendalsukas prosjektledelse.

Friskt i minne

Det første prosjektteamet går i gang med etter avsluttet festival er å evaluere årets Arendalsuka, mens alt fortsatt er friskt i minne.

«Vi gjør først en intern evaluering, og fra midten av september møter vi ulike samarbeidspartnere for å vurdere hva som har vært bra og hva vi kunne ha gjort bedre. Det er viktig at dette gjennomføres når det fortsatt er i «top of mind.» Alle de ulike deltakergruppene blir invitert til å bidra. Det er spennende å høre om og viktige erfaringer å ta med seg inn i ny planlegging», sier Tone Skindlo Taraldsen.

Planleggings- og prosjektgruppa møtes hver 14. dag hele året, og trapper opp arbeidet med forberedelsene ytterligere fra våren og frem til selve uka.

«Her diskuteres det høylytt og alle stemmer blir hørt,» sier Tone lattermildt, og legger til: -«Vi kan være kjempeuenige, men har genuin respekt for hverandre og det vi jobber sammen for. Uenighet gjør at vi får belyst spørsmålene og det gir et mangfold av synspunkter».

Lanseringen

Det avholdes også møter med mange ulike interessegrupper, blant annet generalsekretærene i partiene på Stortinget, Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner og Democracy Festival Association (DFA), som er det internasjonale samarbeidet med demokratifestivaler i ni andre land.

Informasjonsmøtet på vinteren er en av de store merkedagene for prosjektgruppa hvert år. Her presenteres alt som er relevant for deltakelse i den kommende Arendalsuka. Hvordan skal rammene være? Hvilke temaer vil hovedprogrammet ta opp i år? Hvilke tidsfrister skal man forholde seg til? Praktiske ting å tenke på?

Representanter fra de politiske partiene deltar på informasjonsmøtet med tips og råd til hvordan man går frem for å få en sentral politiker til sitt arrangement.

Et av årets milepæler er når Arendalsuka inviterer lag, foreninger og næringsliv til informasjonsmøte innfor kommende arrangement. Her fra infomøtet i februar 2020. Lite visste vi da at en pandemi var rett rundt hjørnet.

Næringslivets og etatenes rolle

Når storinnrykket kommer i august, er byen forberedt. Prosjektgruppen har gjennomført møter med kollektivselskapet AKT, parkeringsetaten, politiet m.fl. for å planlegge best mulig slik at alt i byen vår fungerer så godt som mulig. Samarbeid med lokalt næringsliv og sentrumsselskapet Arendal By er også viktig.

«Restauranter, barer, kafeer og butikker – alle bidrar slik at tilreisende skal trives. Dette er en særdeles viktig uke for næringslivet i Arendal,» sier Frank Kvarstein i Arendalsukas prosjektgruppe.

Veilederrollen er en stor del av jobben til prosjektgruppen, ifølge Xxx i Arendalsuka. De bruker mye tid til å hjelpe nye og gamle aktører til å navigere i dette store arrangementet. Alt fra helt enkle ting som å hjelpe dem å finne lokaler som passer for deres arrangement, til hvordan de kan være synlige og nå frem med sitt budskap.

For å få bysentrum til å fungere for alle i en travel uke må både parkeringsetaten, kollektivtrafikken og politiet bidra i planleggingen. Foto: Mona Hauglid.

Det arbeides parallelt fra flere hold

Selv om planlegging tar mye tid, er det samtidig viktig å utvikle arrangementet parallelt. Prosjektgruppen er derfor involvert i ulike utviklingsprosjekter gjennom året. Eksempler på dette kan være enklere navigering og funksjonalitet i Arendalsukas program, men også prosjekter med fokus på unge menneskers deltakelse i samfunnet.  

Maria Moksness, som til vanlig koordinerer arbeidet med Arendalsuka Ung, forteller at de har et prosjekt som analyserer hva som skal til for å sikre reel involvering av unge i samfunnsdebatten. Ofte gjøres dette i samarbeid med demokratifestivaler i andre land. – I vår avsluttet vi et prosjekt for elever i aldersgruppen 16-17 år. Gjennom workshops laget de en guide til hvordan et arrangement lages – av unge for unge.

Denne gjengen er hjernen bak Arendalsuka Ung-program. Fra venstre Maria Moksness (stående), Inger Johanne Pihlfeldt, Elise Hassel Forsmark, Haldor Berge og Stina Torjesen. Foto: Mona Hauglid.

Mange viktige roller i Arendalsuka

Rådet for Arendalsuka består av representanter fra NHO, LO, KS, Unio, UiA, fylkesordføreren i Agder, rådmannen i Kristiansand kommune og lederen av hovedprogramkomiteen. Ordføreren i Arendal er leder av rådet, og råmannen i Arendal er rådets sekretær. De bistår prosjektgruppen med å fastsette retningen for Arendalsuka og gir råd i ulike problemstillinger. – Vi har også hovedprogramkomiteen som jobber med å lage hovedprogrammet. Det gjøres i samarbeid med aktører som kommer med innspill.

Med mer enn 100 ulike innspill til hovedprogrammet har hovedprogramkomitéen mye å diskutere for å lage et tidsaktuelt og spennende program. Fra venstre Bård Vegar Solhjell, Harald Stanghelle (leder) og Stina Torjesen. Foto: Kristoffer Sandven.

Denne saken er skrevet av Marta Alise Saettone-Johansen, student i praksis Arendal kommune.

Nedenfor ser du et utvidet fotogalleri av bilder som illustrerer saken.